Milleks üldse viitenumber?

Ikka selleks, et laekumise ja laekumise põhjuseks oleva arve saaks võimalikult lihtsalt omavahel seostada.

Kas arve- või kliendipõhine viitenumber?

Kohe võiks vastata, et kliendi jaoks on oluliselt lihtsam kui kasutada kliendipõhist viitenumbrit. Sel juhul ei ole vajadust iga kord makstes eraldi j erinevat viitenumbrit sisestada.
Seda, milline konkreetne arve maksti, saaks kindlaks teha ikkagi ainult juhul kui on arvepõhine viitenumber. See aga tähendaks, et maksja peaks iga arve tasumisel kirjutama eraldi viitenumbri.
Seega tuleb kaaluda plusse ja miinuseid ja valida sobivam lahendus.
Mina isiklikult soovitaks siiski panna kliendipõhise viitenumbri ja sellega võtta endale risk saada natuke suurem töö arvete seostamisel.
Kliendipõhise viitnumbri kasutamisel on suurem tõenäosus, et seda hakatakse kasutama  ja väiksem risk ,et kogemata unustatakse makse panka sisestamisel muutmata eelmise makse viitenumber .
Riski all pean silmas seda, et laekumiste  seostamisteks kohustustega on tavaliselt 2 võimalust automaatne ja käsitsi.
Käsitsi seostamise jaoks ei ole suurt mingit vahet kumb viitenumber on. Viitenumbri olmasolu annab võimaluse süsteemselt klient seostada laekumisega juba automaatselt ja seega jääb käsitsi seostamisel valida vaid konkreetse laekumisega seostatav kohustus.
Automaatse seostamise puhul sõltub kõik aga juba automaatse seostamise lahendusse sissearendatud tarkvara loogikast. (peamine küsimus on selles, et kui klient on võlgu mitu arvet, siis otsus millise arve me kohustusega katame)
– alati korrektne tundub  katta arve, mille klient ise märkisa tasuvat. Seega kui laekumsiel oleks arvepõhine viitenumber, siis see näitaks juba automaatselt ära, et maksja viitab sellele arvele.
– praktikas kautatakse aga aegajalt loogikat, et tasutuks registreeritakse kõige vanem kliendi võlg. kui laekumise viitenumbri alusel saadakse kätte vaid kliendi enda andmed, siis on see kõige lihtsem lahendus.  Selle lahenduse miinuseks on raskus kliendiga omavahel saldosid vrreldes. Saldosid saaks võrrelda vaid üldsumma ulatuses- samas on see ju ka piisav.
Kui aga automaatse seostamise lahendus on arendatud nii et peale viitenumbri alusel kliendi tuvastamist üritab see süsteemselt otsida ka maksekorralduse kirjelduses märgitud arve numbrid, siis saaks ka kliendipõhise viitenumbri kasutamise puhul juba väga suure tõenäosusega enamsu kohustusi korrektselt automaatselt seostatud.
Kui otsustada kliendipõhise viitenumbri kasuks siis on tavaliselt eel 1 väike lisaküsimus:  kas tegu on kauba saaja või kauba eest maksta (kes ketiklientide puhul erineb tihti kauba saajast) põhise viitenumbriga.
Otsus sõltub jälle oodatavast tulemist. Tasub aga jälle meeles pidada, et kui maksja (kelleks on “emaklient”) peab iga oma alamkliendi eest maksekorraldust tehes sisestama eraldi numbri, siis on tema jaoks töömaht võrdne arvepõhise viitenumbri kasutamisega.

Viitenumbri pikkus

Veel omaette küsimus on viitenumbri formaat ja pikkus. Praktilisusest lähtudes võiks viitenumber olla suhteliselt lühike. Viie kuni kuue numbri pikkune viitenumber on kõige optimaalsem kasutada.
Arve peale trükkides ei ole küll mingit vahet kas kasutada pikemat või lühemat, maksja seisukohalt vaadates on aga mida lühem seda parem.
Viitenumber on alati vaid numbites ja sisaldab alati viimase sümbolina kontrollnumbrit mis on spetsiifilise valemi alusel arvestatud.

Lisa kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata.