Bauhof 4Doc

Bauhof 4Doc

Bauhofi poolt on kehtestatud saatelehtedele ja arvetele mitmed reeglid, mida Telema süsteem kontrollib. Nõuete mittevastavusel edastatud dokumenti vastu ei võeta.

  1. Bauhofil on enda poolele ehitatud tellimuste kontroll. Nõuetele mittevastavuse korral tellimus läbi ei tule ning kauplus saab vastava teavituse:
    1. Tellimusel ei tohi olla duplikaat tooteridasid
    2. Tellimusel ei tohi olla 0 kogusega ridasid
    3. Tavatellimus ja tagastustellimus peavad olema korrektselt vormistatud vastavalt olukorrale ehk ei saa määrata tagastatavaid koguseid tavatellimusega. Tellimus peab olema vormistatud tagastustellimuse alamtüübina.
  1. Tarned toimuvad ainult 4-dokumendi tarneprotsessina:
    1. Tellimus
    2. Saateleht
    3. Vastuvõtukinnitus
    4. Arve
  1. Tagastused toimuvad 2-dokumendi protsessina. Eelnevalt peab olema tarneprotsess lõpuni viidud ja arve väljastatud:
    1. Tagastustellimus (kogused on negatiivsed, alamtüüp „return“)
    2. Kreeditarve (alamtüüp „CRE“, peab viitama tagastustellimusele koos dokumendi numbriga)
  1. TELLIMUS:
    1. Kampaaniainfo viide on vabateksti kommentaarina
    2. Tellimustel on alati hinnad, kuid kahjuks kaupluse töötajatel on võimalik teha vigasid, mis hinnad tellimusele kaasa tulevad, tavahind või kampaaniahind.
      1. Kui tellimus on tehtud vale hinnaga, peab kauplus saatma uue tellimuse. Viga on Bauhofi poolel. Valesti koostatud tellimust ei kustutata Telema süsteemist.
    3. OTSETARNED – kui tarnet ei oodata kauplusesse vaid otse lõpp-kliendi juurde. Vastav info on vabateksti väljal, mida tuleb Ladu20-sse XML failist sisse importida. Märksõna „directsupply“ – täiendav info aadress ja märkused.
  1. SAATELEHT:
    1. Saatelehel ei tohi olla tooteid mida ei ole tellimuses
    2. Tootekoodid ja ühikud peavad klappima tellimusel olevagas
    3. Hinnad peavad olema identsed tellimusel olevate hindadega
    4. Kogused ei tohi olla suuremad kui tellitud
    5. Saateleht peab alati viitama tellimusele koos tellimuse numbriga
  1. VASTUVÕTUKINNITUS:
    1. Tarnekoht kinnitab tegelikud vastuvõetud kogused
    2. Dokument viitab alati nii tellimusele kui saatelehele koos dokumendinumbritega

  1. ARVE:
    1. Arvel ei tohi olla tooteid mida ei ole vastuvõtukinnitusel
    2. Tootekoodid ja ühikud peavad klappima vastuvõtukinnitusel oleva infoga
    3. Hinnad peavad olema identsed vastuvõtukinnitusel olevate hindadega
    4. Arve peab viitama kõigile 3 alusdokumendile koos dokumendi numbritega.
      1. NB! Kõik alusdokumendid peavad olevad Telema süsteemis aktiivsed. Lepingukohane dokumentide aktiivperiood on valdaval osal hankijatel 30 kalendripäeva, mistõttu peaksid kõik arved olema väljastatud nii, et protsessi esimene dokument tellimus oleks liikunud 30 kalendripäeva sees (süsteem hoiab dokumente sekundilise täpsusega). Kui mõni tarne toimub hiljem kui 30 päeva tellimusest, siis on teil vajalik Telemas pikendada dokumentide aktiivperioodi.
    5. Kreeditarve peab viitama tagastustellimusele koos numbriga
  1. TEAVITUSED

Iga eduka ja mitte-eduka dokumendi saatmise kohta edastatakse automaatne kiri Telema süsteemist. Bauhofi poolt kehtestatud, et tarnija alati saab teavituse. Telemast seda maha võtta ei saa.

Kui dokument ei lähe läbi, siis tuleb teha parandused ja saata uuesti. Telema on siinkohal dokumendivahendaja ning teostab Bauhofi poolt kehtestatud reeglite kontrolli.

Aja jooksul on tarnijatel Telema suunas olnud palju pahameelt, et miks saateleht või arve läbi ei lähe, kuid kõik nõuded on Bauhofi poolt kehtestatud. Oleme omaltpoolt alati valmis konsulteerima ja juhendama parandusi tegema. Süsteemi poolt saadetavates kirjades on ka alati info olemas mis on dokumendis valesti või puudu.